Ольга Семенюк: - Як не перетворити запит на звернення?
Щодня до органів юстиції Волині надходять запити та звернення від фізичних та юридичних осіб. Так, протягом першого кварталу 2021 року керівництво управління за територіальною юрисдикцією Волинської області розглянуло 9 запитів на отримання публічної інформації, 177 звернень фізичних осіб та 19 звернень юридичних осіб.
Варто звернути увагу на те, як сформулювати документ таким чином, щоб його розгляд був оперативним та успішним для заявника/запитувача насамперед, - зазначає заступник начальника Західного міжрегіонального управління Міністерства юстиції у Волинській області Ольга Семенюк. Адже питання, які порушуються у запитах на отримання інформації, часто можна класифікувати як звернення, а це як, відомо абсолютно різні за своєю правовою природою та характером документи.
Отож, щоб не допустити трансформації запиту у звернення рекомендуємо дотримуватись наступних важливих порад:
• у запиті на інформацію варто уникати прохань надати роз`яснення, розглянути конкретну скаргу, вимоги вжити заходів щодо вирішення певних питань особи чи конфліктної ситуації тощо. (Наприклад: «Коли буде щось зроблене?», «Прошу вплинути на незаконні дії працівника…», «Прошу вирішити моє питання стосовно…»);
• запит на отримання публічної інформації стосується інформації, яка є чітко визначеною та вже наявною у розпорядника (не потребує створення). У цьому ключова різниця між запитом та зверненням. Оскільки, відповідь на звернення потребує підготовки, яка зорієнтована на конкретну особу та/або ситуацію. Звідси визначені різні строки надання відповіді;
• розпорядник повинен чітко розуміти яку інформацію запитувач хоче отримати. Тому необхідно формулювати запит на зразок: «Прошу надати копію документа №___ від ____ року…», «Прошу надати визначений перелік інформації/документів…». Для цього рекомендуємо запитувачам провести (через відкритий доступ даних, офіційний сайт) попередній моніторинг інформації, якою володіє чи може володіти розпорядник. Зокрема, з`ясувати назву (орієнтовну), дату, зміст документа тощо.
Наголошуємо, в будь-якому випадку жоден інформаційний запит та звернення не залишається в органах юстиції без уваги та відповідного реагування та підлягає фаховому, об`єктивному розгляду у встановлені законодавством строки.