З 1 вересня 2021 року в Україні діють нові вимоги до оформлення документів
Згідно з наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» з 1 вересня 2021 року набрав чинності національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Таким чином, юридичні особи усі службові документи повинні оформляти згідно з ДСТУ 4163:2020, його дія поширюється на державні органи, органи місцевого самоврядування, установи, підприємства, організації та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально- цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.
Фізичні особи-підприємці цей стандарт можуть застосовувати за бажанням, добровільно.
Вимоги Стандарту поширюються як на паперові документи, так і на електронні.
ДСТУ 4163:2020 поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, зокрема: організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо); розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження); інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).
Зміни стосуються, зокрема, складу реквізитів документів, змісту та місця розташування реквізитів у документах, бланків та оформлення документів, вимог до виготовлення документів.
Серед новацій, зокрема, зміни у підписі документа. Відтепер цей реквізит повинен містити не ініціали та прізвище особи, яка його підписує, а «власне ім’я та прізвище», причому прізвище пишеться великими літерами, «Власне ім’я ПРIЗВИЩЕ» (тобто не «І. I. Ковальчук», а «Iван КОВАЛЬЧУК»).
Переглянути ДСТУ 4163:2020 можна за посиланням: http://www.vru.gov.ua/content/file/Doc_007.pd